Policy interna sull'uso dell'intelligenza artificiale

Studio Tecnico Valli – Modena Versione 1.0 – Data: [DA COMPLETARE] – Approvata da: ing. Paolo Valli, titolare

1. Scopo e a chi si applica

Questa policy spiega come usare gli strumenti di intelligenza artificiale (AI) nello Studio in modo utile, sicuro e rispettoso dei dati dei clienti. Vale per tutte le persone che lavorano nello Studio (ingegneri, tecnici e segreteria) e per chiunque usi strumenti AI per conto dello Studio: [DA COMPLETARE: collaboratori esterni e stagisti sì/no]. Le decisioni spettano al titolare, ing. Paolo Valli. La responsabile di segreteria è la referente operativa: risponde ai dubbi quotidiani e raccoglie le segnalazioni.

2. Strumenti ammessi e come si attivano

Gli unici strumenti AI ammessi sono:

Ogni altro strumento AI (siti, app, estensioni del browser, account personali, anche gratuiti) non è ammesso per il lavoro dello Studio finché il titolare non lo approva per iscritto e non viene aggiunto a questa tabella.

3. Cosa si può fare

Con gli strumenti ammessi si può: - scrivere bozze di email e di relazioni tecniche; - riassumere normative e capitolati; - tradurre schede tecniche; - scrivere piccoli script per calcoli ripetitivi.

Sempre rispettando le sezioni 5 (dati) e 6 (controllo umano).

4. Cosa non si può fare

• Usare strumenti AI non elencati nella sezione 2, o account personali al posto di quello dello Studio.
• Inviare a un cliente o a un ente, firmare o depositare un testo, un calcolo o una relazione prodotti dall'AI senza averli controllati (sezione 6).
• Lasciare all'AI decisioni tecniche, valutazioni professionali o conclusioni di certificazioni: l'AI aiuta, la responsabilità resta del professionista.
• Usare script generati dall'AI su lavori dei clienti senza averli prima provati su casi di cui si conosce il risultato.
• Usare l'AI per valutare, selezionare o controllare colleghi e candidati.
• Caricare i dati elencati nella sezione 5.

5. Dati che non si caricano mai e come anonimizzarli

Non si caricano mai, in nessuno strumento AI: - offerte economiche riservate (prezzi, sconti, condizioni); - planimetrie che permettono di riconoscere l'immobile o il proprietario; - dati dei clienti collegati a una persona riconoscibile: nomi, indirizzi degli immobili, consumi; - [DA COMPLETARE: altri dati che il titolare o il consulente ritengono riservati, ad es. credenziali e password].

Come anonimizzare prima di caricare un testo o un file: - sostituire nomi e ragioni sociali con segnaposto (es. "Cliente A"); - sostituire l'indirizzo con una descrizione generica (es. "villetta, provincia di Modena"); - arrotondare o rendere generici i consumi, se il dato preciso non serve; - togliere da planimetrie e documenti intestazioni, timbri, dati catastali e riferimenti al cliente; - nel dubbio, non caricare e chiedere alla referente operativa.

6. Controllo umano dei risultati

Ogni risultato dell'AI è una bozza. Chi la usa deve: - verificare dati, numeri, unità di misura e riferimenti normativi sulle fonti ufficiali (l'AI può sbagliare o inventare citazioni); - rileggere e correggere il testo prima di inviarlo; - controllare i risultati degli script con calcoli di prova.

Chi firma o invia il documento ne risponde come se l'avesse scritto da solo. Il lavoro intellettuale del professionista deve restare prevalente.

7. Trasparenza verso clienti e colleghi

• Clienti: lo Studio informa i clienti, in modo chiaro e semplice, che usa strumenti di AI come supporto al lavoro e quali. Testo e modalità dell'informativa: [DA COMPLETARE con il consulente].
• Colleghi: chi passa a un collega un documento preparato con l'aiuto dell'AI lo dice, così il controllo è fatto con la giusta attenzione.
• Personale: questa policy viene consegnata a tutti. [DA COMPLETARE: eventuali informazioni ai lavoratori richieste dalla legge, da verificare con il consulente].

8. Formazione

Prima di ricevere l'accesso a Claude, ogni persona legge questa policy e riceve una formazione di base su: come funzionano gli strumenti, i loro limiti ed errori tipici, la protezione dei dati e l'anonimizzazione. Chi tiene la formazione, durata e frequenza degli aggiornamenti: [DA COMPLETARE]. Registro di chi è stato formato: [DA COMPLETARE].

9. Segnalazione dei problemi

Va segnalato subito alla responsabile di segreteria (referente operativa): - un dato riservato o personale caricato per errore; - un errore dell'AI finito in un documento inviato o consegnato; - l'uso di uno strumento non ammesso; - qualsiasi dubbio sull'applicazione di questa policy.

Canale e tempi della segnalazione: [DA COMPLETARE]. La referente informa il titolare, che decide come intervenire. Se è coinvolto un dato personale, si segue la procedura privacy dello Studio: [DA COMPLETARE]. Chi segnala un proprio errore in buona fede non viene penalizzato per la segnalazione.

10. Aggiornamento della policy

La policy viene rivista dal titolare almeno [DA COMPLETARE: ogni quanti mesi] e comunque quando si aggiunge un nuovo strumento, cambia l'uso dell'AI nello Studio o cambiano le regole di legge. Ogni nuova versione viene comunicata a tutto il personale.

Regole di legge da verificare con il consulente