Estrarre i dati dalle fatture PDF in Excel con Claude

Per estrarre i dati dalle fatture PDF con Claude carichi i file in una chat (fino a 20 alla volta), incolli il prompt di questa guida e ottieni una tabella con fornitore, numero, data, imponibile, IVA, totale e scadenza, più un file Excel da scaricare. Il prompt fa anche il lavoro che di solito si salta: controlla che i totali tornino e ti segnala le fatture da guardare a mano.

L'abbiamo provato su tre fatture inventate, una delle quali con un errore nascosto nel totale. Trovi i file della prova e la tabella finale nella pagina dell'esempio.

Cosa ti serve

• Un account Claude: va bene anche il piano gratuito, con limiti di utilizzo più bassi
• Le fatture in PDF, meglio se "digitali" (create da un programma) che scansionate
• La funzione Esecuzione del codice e creazione di file attiva, se vuoi il file Excel (vedi il passo 2)
• Dieci minuti per la prima volta; dalla seconda, il tempo di caricare i file

Prompt pronto da copiare

Ti carico [NUMERO] fatture in PDF. Estrai i dati di ciascuna in una tabella, una riga per fattura, con queste colonne:
file | fornitore | partita IVA fornitore | numero | data (GG/MM/AAAA) | imponibile | IVA | totale documento | ritenuta d'acconto | netto a pagare | scadenza | note

Regole:
- importi in euro con la virgola per i decimali, senza il simbolo €;
- se un dato non c'è, scrivi "assente": non dedurlo e non inventarlo;
- per ogni fattura controlla che la somma delle righe sia uguale all'imponibile e che imponibile + IVA sia uguale al totale documento; se qualcosa non torna, scrivi nelle note di quanto è la differenza;
- se c'è una ritenuta d'acconto, il netto a pagare è il totale meno la ritenuta; altrimenti è uguale al totale.

Alla fine:
1. elenca le fatture da controllare a mano, con il motivo;
2. crea un file Excel con la tabella, con il foglio chiamato "[NOME DEL FOGLIO, PER ESEMPIO FATTURE SETTEMBRE]".

Non inventare dati che non leggi nei documenti.

Cambia le parti tra parentesi quadre. Se non ti serve il file Excel, togli il punto 2: la tabella in chat si può copiare e incollare in Excel o in Fogli Google.

Perché usare Claude per le fatture (e quando no)

Copiare a mano i dati delle fatture in un foglio è lento e pieno di occasioni per sbagliare un numero. Claude legge il PDF come lo leggeresti tu, riconosce dove sono numero, data e importi anche quando ogni fornitore usa un modello diverso, e rifà i conti.

Due precisazioni importanti:

• In Italia la fattura "vera" è quella elettronica, il file XML che passa dal Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate. Il PDF che ricevi per email è spesso una copia di cortesia. Per la contabilità ufficiale fa fede l'XML, che il tuo commercialista o il tuo programma di fatturazione ricevono già in formato elettronico: questa guida serve per i tuoi controlli, per i fogli di gestione (spese, scadenze, budget) e per i documenti che arrivano solo in PDF, come le fatture di fornitori esteri.
• Claude può sbagliare a leggere, soprattutto su scansioni storte o sfocate. Per questo il prompt gli chiede di rifare i conti e di dirti cosa non torna, e tu controlli a campione.

Passo 1: Prepara le fatture

Raccogli i PDF in una cartella e dai loro un nome riconoscibile, per esempio 2026-09-tipografia.pdf: il nome compare nella colonna "file" e ti aiuta a ritrovare il documento.

Pensa ai dati personali prima di caricare. Le fatture tra aziende contengono soprattutto dati aziendali, ma quelle di professionisti e ditte individuali riportano nomi, indirizzi e codici fiscali di persone. Con un account personale:

• carica solo le fatture che ti servono davvero;
• se una fattura contiene dati di salute o altri dati delicati (per esempio prestazioni sanitarie), non caricarla;
• valuta di disattivare l'uso delle chat per l'addestramento dei modelli in Impostazioni > Privacy, alla voce "Help improve our AI models";
• per l'uso in azienda, preferisci un piano Team o Enterprise e chiedi a chi si occupa della privacy quali documenti si possono caricare.

Passo 2: Attiva la creazione di file

Per ricevere un file Excel, Claude deve poter eseguire codice. Con i piani Free, Pro e Max vai in Impostazioni > Funzionalità (in inglese Settings > Capabilities) e attiva Esecuzione del codice e creazione di file (Code execution and file creation). Nei piani Team ed Enterprise l'interruttore lo gestisce l'amministratore.

La creazione di file consuma più utilizzo di una chat normale: se usi il piano gratuito, carica poche fatture alla volta.

Passo 3: Carica i PDF e incolla il prompt

Apri una nuova chat, premi + in basso a sinistra e scegli i file. In una chat puoi caricare fino a 20 file; i PDF fino a 100 pagine vengono letti anche nella parte grafica (utile per tabelle e loghi), quelli più lunghi solo nel testo. Poi incolla il prompt con il numero di fatture e invia.

Se hai molte fatture, lavora a blocchi di 10-20 per chat: è più facile controllare il risultato e, se qualcosa va storto, rifai solo quel blocco.

Passo 4: Controlla la tabella

Prima di usare i dati, guarda tre cose:

1. Le note. Ogni riga con una differenza o un dato "assente" va aperta e verificata sul PDF.
2. Due righe a caso. Confronta numero, data e totale con il documento originale: se queste sono giuste, è molto probabile che lo siano anche le altre.
3. Il totale complessivo. Chiedi a Claude: "Somma la colonna netto a pagare e dimmi quante fatture hanno la scadenza nei prossimi 30 giorni". Se la somma ti sembra strana, c'è un errore da qualche parte.

Passo 5: Scarica il file Excel

Claude ti propone il file da scaricare sotto la sua risposta. Aprilo e controlla che gli importi siano riconosciuti come numeri (allineati a destra, sommabili). Se vuoi aggiungerlo a un foglio che hai già, chiedi le colonne nello stesso ordine del tuo foglio: "Metti le colonne in questo ordine: data, fornitore, numero, totale, scadenza".

Passo 6: Ripeti ogni mese con un Progetto

Se è un'operazione che fai ogni mese, crea un Progetto (menu Progetti > + Nuovo progetto) e incolla nelle istruzioni la parte "Regole" del prompt. Da quel momento basta aprire una chat nel progetto, caricare le fatture del mese e scrivere "Estrai le fatture di ottobre". Puoi anche caricare nel progetto il file con le fatture dei mesi precedenti, per chiedere confronti ("Quanto ho speso con la tipografia rispetto a settembre?").

Per analizzare le spese in grafici, prosegui con la guida su come analizzare un file Excel e creare una dashboard interattiva.

Il risultato della nostra prova

Abbiamo creato tre fatture PDF con dati inventati, ognuna con un'impaginazione diversa, intestate a una libreria immaginaria:

• una tipografia: due righe, IVA al 22%, scadenza indicata;
• uno studio di consulenza: contributo integrativo del 4%, ritenuta d'acconto del 20% e scadenza scritta come "bonifico entro 30 giorni data fattura";
• una ferramenta: tre righe con quantità e prezzi, e un errore voluto nel totale (162,62 € invece di 162,26 €), senza scadenza.

Con il prompt della guida Claude ha compilato la tabella senza errori sui dati letti e ha segnalato da solo i due punti critici:

• per la ferramenta, che imponibile più IVA fa 162,26 € e non 162,62 €, con una differenza di 0,36 € e il consiglio di chiedere una fattura corretta prima di pagare;
• per il consulente, che la scadenza non è una data (sarebbe il 15/10/2026, da confermare) e che il netto da pagare è 427,52 € perché la ritenuta d'acconto di 80,00 € si versa a parte.

Ha lasciato "assente" la scadenza della ferramenta invece di inventarla. Abbiamo ricontrollato tutti i conti con un foglio di calcolo: tornano. Puoi scaricare le tre fatture di prova e il file Excel finale dalla pagina dell'esempio e rifare la prova tu stesso.

Varianti del prompt

Solo scadenze da pagare:

Da queste fatture estrai solo: fornitore, numero, netto a pagare e scadenza. Ordina per scadenza, dalla più vicina. Evidenzia quelle che scadono entro il [DATA]. Se una scadenza non è una data precisa, calcolala dalla data della fattura e scrivi "da confermare".

Fatture con IVA diverse o scontrini:

Alcune fatture hanno più aliquote IVA. Per ogni fattura crea una riga per aliquota con: numero, aliquota, imponibile e IVA di quell'aliquota. Controlla che la somma delle righe corrisponda al totale del documento e segnala le differenze.

Spese per categoria:

Assegna a ogni fattura una categoria tra: [ELENCO DELLE TUE CATEGORIE, PER ESEMPIO MATERIALI, CONSULENZE, MARKETING, UTENZE]. Se non sei sicuro, scrivi "da decidere" e spiega in una riga perché. Poi fammi il totale per categoria.

Errori da evitare

• Caricare scansioni illeggibili. Se tu fai fatica a leggere un numero, anche Claude può sbagliarlo: riscansiona o fotografa di nuovo il foglio dritto e con buona luce.
• Saltare il controllo. La tabella va sempre verificata a campione, soprattutto le righe con note.
• Usare la tabella al posto della contabilità ufficiale. Registrazioni, liquidazioni IVA e dichiarazioni restano compito del tuo programma di fatturazione e del commercialista.
• Caricare tutto senza pensarci. Documenti con dati di salute o di clienti privati non vanno caricati con un account personale.
• Chiedere troppe cose insieme. Prima l'estrazione, poi le analisi: con richieste separate è più facile accorgersi degli errori.

Domande frequenti

Claude legge anche le fatture scansionate o fotografate?

Sì, legge anche immagini e PDF scansionati, ma la precisione dipende dalla qualità: pagine dritte, a fuoco e ben illuminate danno risultati molto migliori. Sulle scansioni controlla con più attenzione importi e partite IVA.

Quante fatture posso caricare insieme?

In una chat puoi caricare fino a 20 file, ognuno fino a 500 MB. Per volumi grandi conviene lavorare a blocchi di 10-20 fatture, così il controllo resta gestibile.

Posso usare il file XML della fattura elettronica?

Il formato XML non è tra quelli elencati come supportati per il caricamento, ma è testo: puoi aprirlo con un editor, copiarne il contenuto e incollarlo nella chat chiedendo di estrarre gli stessi campi. Per molte fatture, però, è più comodo usare l'esportazione del tuo programma di fatturazione o del cassetto fiscale.

Serve un piano a pagamento?

No: lettura dei PDF e creazione del file Excel funzionano anche con il piano gratuito. Con molte fatture al mese raggiungerai prima i limiti di utilizzo, e allora un piano a pagamento diventa più comodo.

I dati delle mie fatture sono al sicuro?

Dipende dal piano e dalle impostazioni. Con gli account personali puoi scegliere che le chat non vengano usate per addestrare i modelli; per l'azienda sono più adatti i piani Team ed Enterprise. In ogni caso carica solo i documenti necessari ed evita quelli con dati delicati di persone.

Prompt provato il 19 ottobre 2026 su tre fatture con dati inventati. Funzioni e limiti di Claude verificati sulle pagine ufficiali il 19 ottobre 2026.