Sollecito di pagamento: email per fatture scadute con Claude

Un sollecito di pagamento efficace è breve, cita numero e importo della fattura, indica una nuova data precisa entro cui pagare e resta cortese. Di solito si procede per gradi: un promemoria gentile pochi giorni dopo la scadenza, un sollecito più fermo dopo un paio di settimane, un ultimo avviso con i passi successivi. Con Claude prepari la sequenza completa in pochi minuti, adattata al rapporto con quel cliente, e la usi ogni volta che serve.

In questa guida trovi il prompt provato, le tre email della nostra prova e le varianti per chi paga a rate o contesta la fattura.

Cosa ti serve

• Un account Claude, anche gratuito (se non l'hai ancora, la guida per iniziare con Claude spiega come crearlo)
• I dati della fattura: numero, data, importo, scadenza e modalità di pagamento
• I contatti già avuti con il cliente: email, telefonate, promesse di pagamento
• Il tipo di rapporto: cliente storico da tenere, cliente occasionale, ritardatario abituale

Prompt pronto da copiare

Aiutami a sollecitare il pagamento di una fattura scaduta.

Io: [CHI SEI, PER ESEMPIO "GRAFICA FREELANCE"]
Cliente: [TIPO DI CLIENTE, SENZA DATI PERSONALI NON NECESSARI] – rapporto: [STORICO, NUOVO, RITARDATARIO ABITUALE]
Fattura: n. [NUMERO] del [DATA], importo [IMPORTO], scadenza [DATA], pagamento con [BONIFICO, ALTRO]
Contatti già avuti: [COSA È SUCCESSO FINORA, PER ESEMPIO "NESSUNA RISPOSTA A UNA EMAIL DEL 5 OTTOBRE"]
Cosa sono disposto a fare: [PER ESEMPIO "PAGAMENTO IN DUE RATE", "SOSPENDERE I LAVORI IN CORSO"; SE NIENTE, SCRIVI "NIENTE"]

Scrivimi tre email da usare in sequenza:
1. promemoria cortese, come se fosse una dimenticanza;
2. sollecito più fermo, con una nuova data precisa entro cui pagare;
3. ultimo avviso, con i passi successivi che ti ho indicato.
Per ognuna: oggetto chiaro con numero della fattura, massimo 120 parole, tono professionale, nessuna minaccia vaga.
Dimmi anche quanti giorni lasciare tra un'email e l'altra.
Non inventare conseguenze, interessi, penali o norme che non ti ho dato: se pensi che servano, segnalamelo a parte.

Sostituisci le parti tra parentesi quadre. L'ultima riga evita il problema più comune dei solleciti scritti in fretta: minacciare conseguenze che non si possono o non si vogliono mettere in pratica.

Come si scrive un sollecito di pagamento?

Ogni sollecito, dal più gentile al più fermo, deve contenere:

• numero, data e importo della fattura, meglio se anche nell'oggetto;
• la scadenza superata, senza commenti;
• una nuova data precisa entro cui pagare, non un generico "al più presto";
• come pagare: IBAN o link, così il cliente non ha scuse per rimandare;
• un contatto se ci sono problemi: spesso il ritardo nasce da un dubbio sulla fattura.

Il tono cambia, la struttura no. E ogni email deve poter essere letta anche da un collega del cliente che non sa niente della storia.

Passo 1: Ricostruisci la situazione

Prima di scrivere, controlla che il pagamento non sia già arrivato e che la fattura sia corretta (importo, dati, scadenza). Annota cosa è già successo: email senza risposta, promesse, telefonate. Con questi elementi Claude sceglie il tono giusto e non ripete un promemoria gentile a chi ne ha già ricevuti due.

Passo 2: Incolla il prompt e scegli i tempi

Incolla il prompt compilato. Claude restituisce le tre email e propone i tempi: per esempio pochi giorni dopo la scadenza per il promemoria, una o due settimane dopo per il sollecito, un'altra settimana per l'ultimo avviso. Adatta i tempi al rapporto: con un cliente storico puoi aspettare di più.

Passo 3: Personalizza e controlla i dati

Controlla numero, importo e date in ogni email: un errore nel sollecito toglie autorevolezza. Aggiungi un dettaglio del rapporto ("grazie ancora per la collaborazione sul catalogo di primavera") nel primo promemoria: aiuta a mantenere il tono cordiale.

Passo 4: Invia l'ultimo avviso con un mezzo tracciabile

Per l'ultimo avviso conviene un mezzo che lasci traccia dell'invio e della consegna, come la PEC: lo spieghiamo nella guida su come scrivere un reclamo efficace, anche via PEC. Se l'importo è rilevante e il cliente non risponde, prima di passare alle vie legali parla con il tuo commercialista o con un avvocato: questa guida non è consulenza legale.

Passo 5: Salva la sequenza per le prossime volte

Crea un Progetto in Claude con le tre email come modello, i tuoi dati di pagamento e le tue regole sui tempi. La prossima volta ti basta scrivere "sollecito per la fattura 23 di 650 euro, scaduta il 15 novembre, seconda email".

Il risultato della nostra prova

Abbiamo compilato il prompt come una grafica freelance inventata, con un cliente storico (un negozio di ottica) che non ha pagato la fattura n. 18 del 31 agosto, 480 euro, scaduta il 30 settembre, con bonifico. Contatti già avuti: nessuno. Disponibilità: pagamento in due rate se serve; nessuna sospensione dei lavori.

Le tre email di Claude:

• Promemoria (oggetto "Fattura n. 18 del 31 agosto – promemoria"): "probabilmente è sfuggita", con importo, IBAN e la richiesta di una conferma della data di pagamento.
• Sollecito (oggetto "Fattura n. 18 – pagamento scaduto il 30 settembre"): tono più diretto, nuova data precisa entro cui pagare e la proposta delle due rate "se in questo momento è più comodo".
• Ultimo avviso (oggetto "Fattura n. 18 – ultimo sollecito prima di ulteriori passi"): riepilogo dei solleciti precedenti con le date e l'avviso che, senza risposta entro la data indicata, la pratica passerà "ai passi successivi per il recupero".

Tempi proposti: 5 giorni dopo la scadenza, poi 10 giorni, poi altri 7. Come richiesto, Claude non ha inventato interessi o penali: ha segnalato a parte che per eventuali interessi di mora conviene verificare con il commercialista cosa prevedono contratto e legge, prima di citarli.

Varianti del prompt

Cliente che contesta la fattura:

Il cliente non paga la fattura n. [NUMERO] perché contesta [MOTIVO]. Secondo me [TUA POSIZIONE E PROVE]. Scrivi una risposta che separi la parte contestata da quella non contestata, chieda il pagamento di quest'ultima entro [DATA] e proponga una telefonata per chiarire. Tono calmo, niente accuse.

Proposta di pagamento a rate:

Il cliente ha chiesto di pagare la fattura di [IMPORTO] a rate. Scrivi un'email che accetti con queste condizioni: [NUMERO RATE, IMPORTI, DATE]. Riepiloga il piano in una tabella e chiedi una conferma scritta.

Promemoria prima della scadenza:

Scrivi un promemoria gentile da inviare 3 giorni prima della scadenza della fattura n. [NUMERO] di [IMPORTO], con i dati per il pagamento. Massimo 60 parole, tono di servizio, non di sollecito.

Errori da evitare

• Saltare i dati della fattura. Senza numero e importo il sollecito sembra generico e finisce in fondo alla lista.
• Nessuna data precisa. "Al più presto" non obbliga nessuno.
• Minacce vaghe o non vere. Scrivi solo i passi che farai davvero.
• Toni offensivi. Un'email aggressiva può essere inoltrata e rovinare il rapporto anche quando avevi ragione.
• Citare norme o interessi senza verificarli. Chiedi prima al commercialista.

Domande frequenti

Dopo quanti giorni si manda un sollecito di pagamento?

Non c'è una regola unica: molti mandano un promemoria pochi giorni dopo la scadenza, un sollecito dopo una o due settimane e un ultimo avviso dopo un'altra settimana. Con clienti storici si può aspettare di più.

Come si scrive un sollecito senza essere maleducati?

Con fatti e date invece di aggettivi: numero e importo della fattura, scadenza superata, nuova data, modalità di pagamento. Un tono neutro è più efficace di uno arrabbiato.

Il sollecito si può mandare per email?

Sì, per i primi solleciti l'email va benissimo. Per l'ultimo avviso conviene un mezzo che provi l'invio e la consegna, come la PEC o la raccomandata.

Posso chiedere gli interessi di mora nel sollecito?

Dipende da contratto, tipo di cliente e norme applicabili: verificalo con il tuo commercialista prima di indicarli. Nel prompt chiediamo a Claude di non inventarli.

E se il cliente non risponde neanche all'ultimo avviso?

È il momento di parlare con un professionista (commercialista o avvocato) per valutare i passi successivi. Prepara una cronologia dei solleciti: Claude può aiutarti a metterla in ordine.

Altri prompt per la tua attività sono nella raccolta di prompt per Claude; per rispondere ai clienti scontenti, la guida su come rispondere alle recensioni Google usa lo stesso metodo dei fatti prima di tutto.

Prompt provato il 20 ottobre 2026 con dati inventati.